Gewusst wie: Den Messebesuch optimal und stressfrei planen

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Gewusst wie: Den Messebesuch optimal und stressfrei planen

60.000 Quadratmeter, über 600 Aussteller, rund 1.200 Marken und darunter gut 28.000 erwartete Besucher, die sich in insgesamt sechs thematisch gehaltvollen Hallen tummeln.

Während der opti vom 10. – 12. Januar 2020 auf dem Messegelände München bekommen Besucher schon im Januar alles, was sie für ein erfolgreiches Geschäftsjahr brauchen: Von Gläsern, Kontaktlinsen, Brillenfassungen, Refraktion, Diagnostik, Low Vision über Maschinen, Rohstoffe, Hör- und Akustikgeräte, Ladenbau, IT-Lösungen, Zubehör bis hin zu Angeboten im Bereich Weiterbildung und Wissenstransfer. Um beim Entdecken der heißesten News zu Jahresbeginn einen kühlen Kopf zu bewahren, bedarf es einer guten Planung. Bettina Reiter, Projektleiterin opti verrät, wie das funktioniert.

Ziele im Vorfeld definieren

„Vor dem opti-Besuch sollte jeder Augenoptiker das vergangene Geschäftsjahr betrachten“ sagt Bettina Reiter. „Welche Modelle haben sich gut verkauft, welche weniger – und: Ist es an der Zeit, etwas Neues auszuprobieren? Auf der opti sieht der Augenoptiker die Neuheiten und kommenden Trends und erfährt, wie sich der Markt entwickelt. Da sollte er wissen, was zu seinem Geschäft und seinen Kunden passt. Und wenn er dazu noch Tipps brauchen kann, lohnt sich der Besuch des opti SHOWCASE, der sich auf der opti 2020 dem Point of Sale und der richtigen Positionierung im Markt widmet.“

Prioritäten setzen

Für Fachbesucher ist die opti die Gelegenheit, um sich fachlich weiterzubilden und viele Informationen zu sammeln. Schließlich kommt hier die gesamte Branche aus der ganzen Welt zusammen. „Deshalb ist es sinnvoll, sich vorher Gedanken zu machen, was man wissen möchte und welche Informationskanäle hierfür genutzt werden können: Vorträge des opti Forums, Treffen mit Kollegen oder Gespräche mit Ausstellern. Für diese eignet sich eine Liste mit Themen und Fragen, die man unbedingt ansprechen möchte“, meint Bettina Reiter: „So ist sichergestellt, dass am Ende auch wirklich alles Wichtige in Erfahrung gebracht wurde.“

Digital Übersicht verschaffen

Ob kurzer Überblick oder umfassende Recherche: Die Website der opti bietet dem Fachbesucher sehr gute Informationen. „Dabei ist der neue Marktplatz, ein digitales Ausstellerverzeichnis, das umfassendste und nützlichste Tool, um sich auf die Messe vorzubereiten. Mit dessen Hilfe kann der Fachbesucher gezielt nach Ausstellern, Marken und Produkten suchen sowie Unternehmen nach Ländern ordnen“, so Bettina Reiter. „Daneben sind Links zu Webseiten und Telefonnummern der Ansprechpartner, Hallenpläne, Informationen zu Produktneuheiten und ein Organizer zu finden.“

„Auch die kostenfreie opti-App ist ein idealer Begleiter bei der Anreise und für die Zeit auf der Messe. Sie erleichtert die Detailplanung, hilft bei der Suche nach Ausstellern und bietet Zusatzinfos wie beispielsweise das Programm des opti Forums.“

Rechtzeitig Termine vereinbaren

Die Intensität der Vorbereitung hängt von den jeweiligen Zielen auf der Messe ab: Geht es vor allem um die Pflege bestehender Kontakte oder möchte sich der Fachbesucher einen umfassenden Marktüberblick verschaffen?

Bettina Reiter empfiehlt, mit der Koordinierung für gezielte Gespräche mit bestimmten Ausstellern während der Messe circa vier Wochen im Vorfeld zu beginnen und dafür drei bis vier Stunden Zeit einzurechnen. Um sich eine Liste interessanter Aussteller zusammenzustellen, bei denen nicht zwingend ein Gesprächstermin mit direkten Ansprechpartnern nötig ist, sei eine Woche vor Messebeginn ausreichend. Für die Planung sollte eine gute Stunde kalkuliert werden. Anhand der Liste kann man den Messeaufenthalt effizient planen, sowohl was Themen, als auch Laufwege angehen. „Wenn wir für die opti auf anderen Messen unterwegs sind, machen wir das genauso“, plaudert sie aus dem Nähkästchen.

Kluge Zeit- und Wegeplanung

„Thematisch klar strukturiert und optisch übersichtlich gestaltet bietet die opti selbst bereits die besten Voraussetzungen für einen effizienten und stressfreien Aufenthalt“, so die Projektleiterin. Beim Aufstellen des Zeitplans sollten dennoch nicht zu viele Termine vereinbart werden, was konkret bedeutet, nicht mehr als drei Viertel der verfügbaren Zeit zu verplanen. „Denn selbst bei einer sehr kompakten Messe wie der opti“, so die Messeexpertin „kann es einige Minuten dauern, von einem Aussteller in der Halle C1 in die Halle C6 zu gelangen. Auch das gehört übrigens zu einer guten Vorbereitung: sich die Laufwege anzuschauen und sie zu optimieren. Jedoch darf man das Besucheraufkommen in den Hallen nicht vergessen und es sollte etwas Zeit eingeplant werden, um sich nach den Gesprächen Notizen machen zu können.“

Anreise frühzeitig buchen

Online-Tickets erhält der Fachbesucher über die Website der opti. Dort findet er auch Informationen über den Messebesuch hinaus: neben Hotel- und Restauranttipps in München beispielsweise Informationen zu speziellen Reiseangeboten, wie dem MVV Ticket, das Aussteller zu besonderen Konditionen beziehen können und Fahrgäste vom Flughafen, zur Messe und natürlich durch die gesamte Innenstadt bringt.

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