Nur 9 1/2 Wochen – die elektronische Kassenabrechnung rückt näher

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Nur mehr 9 1/2 Wochen trennen uns von der gesetzlich vorgeschriebenen, elektronischen Kassenabrechnung. Haben Sie schon alle Vorbereitungen für die notwendige Soft- und Hardware getroffen oder warten Sie gar immer noch verzweifelt auf das versprochene Update Ihres Software-Anbieters? Das optikum hat sich wieder einmal zum Stand der Dinge ein wenig umgehört und für Sie die wichtigsten Infos zusammengetragen.

Gleich vorweg die Antwort auf die am meisten gestellte Frage, ob die Dezemberabrechnung 2003 im Jänner 2004 noch in Papierform eingebracht werden kann. Der Hauptverband der Sozialversicherungsträger steht am Standpunkt, dass der Gesetzgeber grundsätzlich eine elektronische Abrechnung ab dem 1.1.2004 vorsieht. "Es ist daher davon auszugehen, dass ab diesem Zeitpunkt unabhängig von der Leistungserbringung elektronisch abzurechnen ist", so Mag. Maksimovic vom Hauptverband der Sozialversicherungsträger Österreichs.

Eine weitere prekäre Frage ist, wie in der Praxis mit jenen Augenoptikern umgegangen wird, die es nicht bis zum 1.1.2004 schaffen elektronisch abzurechnen? Der bundeseinheitliche Datensatzaufbau ist ja soweit es dem optikum bekannt ist erst im Sommer 2003 "ohne viel Aufsehen" auf der Internetseite des Hauptverbandes publiziert worden. Gibt es nun Übergangsfristen oder wird bei "säumigen" Optikern keine Überweisung erfolgen oder gar der Kassenvertrag entzogen? Gibt es Sonderregelungen, etwa für Betriebe die im Laufe 2004 wegen Pensionierung des Unternehmens geschlossen werden?
Diese Fragen wurden vom Hauptverband nicht umfassend beantwortet. Offiziell wurde trotz Österreichweiter Fragestellung vom optikum nur auf die Wiener Situation eingegangen. So wurde darauf hingewiesen, dass die Wiener Gebietskrankenkasse (WGKK) ohnehin ihren Vertragspartnern ein kostenloses Erfassungsprogramm zur Verfügung gestellt hätte. Auf die 21 restlichen Versicherungsträger wurde leider auch auf eine weitere, nachfolgende Anfrage vom optikum nicht eingegangen. "In § 349a ASVG ist kein Ausnahmetatbestand vorgesehen", so die offizielle Stellungnahme.

Dabei hörte man inoffiziell aus Kreisen des Hauptverbandes auch, dass einige Versicherungsträger bis zum 1.1.2004 unter Umständen noch gar nicht in der Lage sein könnten elektronisch abzurechnen. Inoffiziell wurden auch Gerüchte vernommen, dass es zu Übergangsfristen kommen könne. Etwa wie bei den Ärzten am Anfang des Jahres 2003. In dieser Zeit könne es z.B. zu Abschlagszahlungen für die "elektronikmuffelnden Papierabrechnern" unter den Augenoptikern kommen. Verlassen sollte man sich auf solche Gerüchte sicherheitshalber allerdings nicht.

Richtig ist, dass die WGKK bereits vor ein paar Monaten ein Erfassungstool zur Verfügung gestellt hat. Der Datensatzaufbau der WGKK differiert von jenem des Hauptverbandes. Im Rahmen einer Informationsveranstaltung im Februar 2003 versprach Frau Dr. Zoufal von der WGKK, dass Augenoptiker sowohl mit dem bundeseinheitlichen Datensatz als auch mit dem Erfassungsprogramm der WGKK abrechnen können. Das Programm stellt, wie man so von Kollegen hört, eine kleine Herausforderung dar. Zur Einrichtung und Funktion müssen nämlich relativ gute PC-Kenntnisse vorhanden sein. Grund dazu ist, dass einige Anpassungen im Code, respektive in txt-Files vorgenommen werden müssen. Auch wenn diese technischen Hürden genommen werden, ist immer noch fraglich, mit welchem Programm die anderen 21 Kassen abgerechnet werden sollen.

Insgesamt sind im Hauptverband derzeit 22 Krankenversicherungsträger zusammengefasst und ein Tiroler Optiker wird mit dem Erfassungstool der WGKK allerdings wohl wenig anfangen können. Daneben gibt es noch Krankenfürsorgeanstalten, die nicht als gesetzliche Krankenversicherungsträger gelten und auch nicht Mitglied im Hauptverband sind. Neben dem Gesamtvertrag des Hauptverbandes gibt es weitere Zahl von Landes- oder auch Bundesvereinbarungen. Gerade aufgrund dieser Situation hat das optikum mehrmals für seine Leser um eine komplette Liste der Kassentarife aller Sozialversicherungsträger gebeten – bis dato allerdings komplett erfolglos.

Spannend wird auch die Frage sein, ob der bundeseinheitliche Datensatzaufbau überhaupt in dieser Form bestehen bleiben wird. So ist durchaus möglich, dass erst nach Beginn der ersten Abrechnungen bestehende Denkfehler zu Tage kommen und der Datensatzaufbau nochmals geändert werden muss. Ein weiteres notwendiges und kostspieliges Update der Software wäre dann unvermeidbar.

Ein weiteres Detail betrifft die Notwendigkeit einer DVR-Nummer (Datenverarbeitungsregister-Nummer). Im Gegensatz zum Datensatzaufbau der WGKK enthält der bundeseinheitliche Datensatzaufbau sehr wohl ein Feld, welches die Übergabe der DVR-Nummer vom betreffenden Augenoptiker erfordert. Laut §25 DSG ist allerdings eine Weitergabe der DVR-Nummer nur bei Übermittlungen und bei Mitteilungen an Betroffene – also den Kunden – verpflichtend! Eigentlich könnte dieses Feld somit leer bleiben.

Ungeachtet dessen ob die DVR-Nummer nun weitergegeben wird oder nicht muss die EDV-Anwendung des Augenoptikers, die zur Speicherung von Kundendaten dient, registriert werden. Übrigens sind nicht nur Benutzer einer lokalen EDV-Datenbank zur Meldung einer Datenanwendung verpflichtet. Laut Auskunft der Datenschutzkommission sind Erfasser von Gesundheitsdaten (sensible Daten) auch bei der Erfassung in Papierform, etwa einer Kartei, meldepflichtig! Nun besteht aufgrund des österreichischen Medizinproduktegesetzes eine Aufzeichnungspflicht. Eine freiwillige Meldung ist daher sinnvoll, allzumal außer dem einmaligen Zeitaufwand für das Ausfüllen der Formulare derzeit keine Kosten anfallen.

Für das Registrierungsverfahren und Datenschutzanfragen aller Art stehen Ihnen folgende (übrigens sehr geduldige und freundliche) Mitarbeiter der Datenschutzkommission zur Verfügung:

  • Herr Lang Klappe 01/53115-4028
  • Frau Navacchi Klappe 01/53115-4024
  • Frau Hacek Klappe 01/53115-4019

Für Augenoptiker gibt es bereits Mustermeldungen, respektive Ausfüllhilfen welche die Datenschutzkommission freundlicherweise im Word-Format zur Verfügung gestellt hat. Das optikum bietet Ihnen diese Dateien gezippt hier zum Download an. MAC-User müssen die Formulare leider direkt bei der Datenschutzkommission bestellen, da die Word-Formulare über interaktive Felder verfügen, welche nicht in das pdf-Format konvertierbar waren. Bei den Ausfüllhilfen befindet sich sowohl eine Variante für eine Kundendatenbank als auch eine Ausfüllhilfe für ein Programm zur elektronischen Abrechnung mit den Sozialversicherungen. Zusätzlich ist ein Stammblatt und eine Meldung betreffend Sicherheitsvorkehrungen auszufüllen.

"Sofern die Meldung dieser Datenanwendungen per E-Mail eingebracht wird, wäre die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben im Feld Datum, Unterschrift, Stempel durch maschinelle Eintragung des Datums und des Namens zu bestätigen. Sollte die Meldung per Post gesendet werden ist die eigenhändige Unterschrift anzubringen. Zusätzlich ist für jede zu meldende Datenanwendung ein Formblatt "Allgemeine Angaben zu ergriffenen Datensicherheitsmassnahmen" auszufüllen und unter Pkt. 4 anzukreuzen, welche Datensicherheitsmassnahmen ergriffen oder nicht ergriffen worden sind", erklärt Alfred Lang von der österreichischen Datenschutzkommission.

Zum Redaktionsschluss dieses Artikels ist uns übrigens auch noch bekannt geworden, dass so mancher Softwareanbieter das notwendige Update zur elektronischen Abrechnung noch gar nicht an deren Kunden in der Augenoptikerschaft ausgeliefert hat. Spätestens zum jetzigen Zeitpunkt sollte man bei säumigen Softwarelieferanten auf Erfüllung pochen. 9 1/2 Wochen sind eine sehr kurze Zeit und Umstellungen während des Weihnachtsgeschäfts oder zu den Weihnachtsfeiertagen verursachen mit Sicherheit zusätzlichen Streß.

Eine wünschenswerte Lösung für all jene die noch keine Software besitzen, wäre ein bedienungsfreundliches, kostengünstiges Eingabetool, dass mit allen österreichischen Sozialversicherungen abrechnen kann. Hier wären einmal mehr die Softwarehäuser gefragt. Vielleicht möchte ja einer der Softwarelieferanten auf die Anregung vom optikum reagieren und solch ein Produkt anbieten?

Ohne lokale Software-Lösung bleibt die Auslagerung der Abrechnung an diverse Dienstanbieter. Den Kosten-Nutzenfaktor muss jeder Betrieb wohl für sich selbst finden.

Falls Sie als Augenoptiker Interesse an einem möglichen Softwaretool für alle Kassen haben, bitten wir Sie um Ihr Voting. Bei gesteigerter Nachfrage findet sich vielleicht eher Interesse bei den Softwareanbietern. Sollten Sie schon für die elektronische Abrechnung gewappnet sein, bitten wir Sie ebenfalls uns mittels eines Mausklicks über Ihre Lösungsart per Voting zu informieren.

Das optikum wird Sie auf jeden Fall auch weiterhin laufend über die Entwicklungen zum Thema elektronische Kassenabrechnung informieren.

Das OPTIKUM Voting

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Wir haben:

derzeit keine Software-Lösung, ein bundesweites Eingabetool wäre toll
eine Software-Lösung und warten aber noch auf das Update unseres Anbieters
bereits eine funktionstüchtige Lösung für die elektronische Abrechnung
keine Software-Lösung und werden die Abrechnung auslagern

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