Nur 9 1/2 Wochen – die elektronische Kassenabrechnung rückt näher

Nur mehr 9 1/2 Wochen trennen uns von der gesetzlich vorgeschriebenen, elektronischen Kassenabrechnung. Haben Sie schon alle Vorbereitungen für die notwendige Soft- und Hardware getroffen oder warten Sie gar immer noch verzweifelt auf das versprochene Update Ihres Software-Anbieters? Das optikum hat sich wieder einmal zum Stand der Dinge ein wenig umgehört und für Sie die wichtigsten Infos zusammengetragen.

Gleich vorweg die Antwort auf die am meisten gestellte
Frage, ob die Dezemberabrechnung 2003 im Jänner 2004 noch in
Papierform eingebracht werden kann. Der Hauptverband der Sozialversicherungsträger
steht am Standpunkt, dass der Gesetzgeber grundsätzlich eine
elektronische Abrechnung ab dem 1.1.2004 vorsieht. "Es ist
daher davon auszugehen, dass ab diesem Zeitpunkt unabhängig
von der Leistungserbringung elektronisch abzurechnen ist",
so Mag. Maksimovic vom Hauptverband der Sozialversicherungsträger
Österreichs.

Eine weitere prekäre Frage ist, wie in der Praxis
mit jenen Augenoptikern umgegangen wird, die es nicht bis zum 1.1.2004
schaffen elektronisch abzurechnen? Der bundeseinheitliche
Datensatzaufbau
ist ja soweit es dem optikum bekannt ist erst
im Sommer 2003 "ohne viel Aufsehen" auf der Internetseite
des Hauptverbandes publiziert worden. Gibt es nun Übergangsfristen
oder wird bei "säumigen" Optikern keine Überweisung
erfolgen oder gar der Kassenvertrag entzogen? Gibt es Sonderregelungen,
etwa für Betriebe die im Laufe 2004 wegen Pensionierung des
Unternehmens geschlossen werden?
Diese Fragen wurden vom Hauptverband nicht umfassend beantwortet.
Offiziell wurde trotz Österreichweiter Fragestellung vom optikum
nur auf die Wiener Situation eingegangen. So wurde darauf hingewiesen,
dass die Wiener Gebietskrankenkasse (WGKK) ohnehin ihren Vertragspartnern
ein kostenloses Erfassungsprogramm zur Verfügung gestellt hätte.
Auf die 21 restlichen Versicherungsträger wurde leider auch
auf eine weitere, nachfolgende Anfrage vom optikum nicht eingegangen.
"In §
349a ASVG
ist kein Ausnahmetatbestand vorgesehen", so die
offizielle Stellungnahme.

Dabei hörte man inoffiziell aus Kreisen des
Hauptverbandes auch, dass einige Versicherungsträger bis zum
1.1.2004 unter Umständen noch gar nicht in der Lage sein könnten
elektronisch abzurechnen. Inoffiziell wurden auch Gerüchte
vernommen, dass es zu Übergangsfristen kommen könne. Etwa
wie bei den Ärzten am Anfang des Jahres 2003. In dieser Zeit
könne es z.B. zu Abschlagszahlungen für die "elektronikmuffelnden
Papierabrechnern" unter den Augenoptikern kommen. Verlassen
sollte man sich auf solche Gerüchte sicherheitshalber allerdings
nicht.

Richtig ist, dass die WGKK bereits vor ein paar Monaten
ein Erfassungstool zur Verfügung gestellt hat. Der Datensatzaufbau
der WGKK differiert von jenem des Hauptverbandes. Im Rahmen einer
Informationsveranstaltung im Februar 2003 versprach Frau Dr. Zoufal
von der WGKK, dass Augenoptiker sowohl mit dem bundeseinheitlichen
Datensatz als auch mit dem Erfassungsprogramm der WGKK abrechnen
können. Das Programm stellt, wie man so von Kollegen hört,
eine kleine Herausforderung dar. Zur Einrichtung und Funktion müssen
nämlich relativ gute PC-Kenntnisse vorhanden sein. Grund dazu
ist, dass einige Anpassungen im Code, respektive in txt-Files vorgenommen
werden müssen. Auch wenn diese technischen Hürden genommen
werden, ist immer noch fraglich, mit welchem Programm die anderen
21 Kassen abgerechnet werden sollen.

Insgesamt sind im Hauptverband derzeit 22 Krankenversicherungsträger
zusammengefasst und ein Tiroler Optiker wird mit dem Erfassungstool
der WGKK allerdings wohl wenig anfangen können. Daneben gibt
es noch Krankenfürsorgeanstalten, die nicht als gesetzliche
Krankenversicherungsträger gelten und auch nicht Mitglied im
Hauptverband sind. Neben dem Gesamtvertrag des Hauptverbandes gibt
es weitere Zahl von Landes- oder auch Bundesvereinbarungen. Gerade
aufgrund dieser Situation hat das optikum mehrmals für seine
Leser um eine komplette Liste der Kassentarife aller Sozialversicherungsträger
gebeten – bis dato allerdings komplett erfolglos.

Spannend wird auch die Frage sein, ob der bundeseinheitliche
Datensatzaufbau überhaupt in dieser Form bestehen bleiben wird.
So ist durchaus möglich, dass erst nach Beginn der ersten Abrechnungen
bestehende Denkfehler zu Tage kommen und der Datensatzaufbau nochmals
geändert werden muss. Ein weiteres notwendiges und kostspieliges
Update der Software wäre dann unvermeidbar.

Ein weiteres Detail betrifft die Notwendigkeit einer
DVR-Nummer (Datenverarbeitungsregister-Nummer). Im Gegensatz zum
Datensatzaufbau der WGKK enthält der bundeseinheitliche Datensatzaufbau
sehr wohl ein Feld, welches die Übergabe der DVR-Nummer vom
betreffenden Augenoptiker erfordert. Laut §25
DSG
ist allerdings eine Weitergabe der DVR-Nummer nur bei Übermittlungen
und bei Mitteilungen an Betroffene – also den Kunden – verpflichtend!
Eigentlich könnte dieses Feld somit leer bleiben.

Ungeachtet dessen ob die DVR-Nummer nun weitergegeben
wird oder nicht muss die EDV-Anwendung des Augenoptikers, die zur
Speicherung von Kundendaten dient, registriert werden. Übrigens
sind nicht nur Benutzer einer lokalen EDV-Datenbank zur
Meldung einer Datenanwendung
verpflichtet. Laut Auskunft der
Datenschutzkommission sind Erfasser von Gesundheitsdaten (sensible
Daten) auch bei der Erfassung in Papierform, etwa einer Kartei,
meldepflichtig! Nun besteht aufgrund des österreichischen Medizinproduktegesetzes
eine Aufzeichnungspflicht. Eine freiwillige Meldung ist daher sinnvoll,
allzumal außer dem einmaligen Zeitaufwand für das Ausfüllen
der Formulare derzeit keine Kosten anfallen.

Für das Registrierungsverfahren und Datenschutzanfragen
aller Art stehen Ihnen folgende (übrigens sehr geduldige und
freundliche) Mitarbeiter der Datenschutzkommission zur Verfügung:

  • Herr Lang Klappe 01/53115-4028
  • Frau Navacchi Klappe 01/53115-4024
  • Frau Hacek Klappe 01/53115-4019

Für Augenoptiker gibt es bereits Mustermeldungen,
respektive Ausfüllhilfen welche die Datenschutzkommission freundlicherweise
im Word-Format zur Verfügung gestellt hat. Das optikum bietet
Ihnen diese Dateien gezippt hier
zum Download
an. MAC-User müssen die Formulare leider direkt
bei der Datenschutzkommission bestellen, da die Word-Formulare über
interaktive Felder verfügen, welche nicht in das pdf-Format
konvertierbar waren. Bei den Ausfüllhilfen befindet sich sowohl
eine Variante für eine Kundendatenbank als auch eine Ausfüllhilfe
für ein Programm zur elektronischen Abrechnung mit den Sozialversicherungen.
Zusätzlich ist ein Stammblatt und eine Meldung betreffend Sicherheitsvorkehrungen
auszufüllen.

"Sofern die Meldung dieser Datenanwendungen
per E-Mail eingebracht wird, wäre die Richtigkeit und Vollständigkeit
der Angaben im Feld Datum, Unterschrift, Stempel durch
maschinelle Eintragung des Datums und des Namens zu bestätigen.
Sollte die Meldung per Post gesendet werden ist die eigenhändige
Unterschrift anzubringen. Zusätzlich ist für jede zu meldende
Datenanwendung ein Formblatt "Allgemeine Angaben zu ergriffenen
Datensicherheitsmassnahmen" auszufüllen und unter Pkt.
4 anzukreuzen, welche Datensicherheitsmassnahmen ergriffen oder
nicht ergriffen worden sind", erklärt Alfred Lang von
der österreichischen Datenschutzkommission.

Zum Redaktionsschluss dieses Artikels ist uns übrigens
auch noch bekannt geworden, dass so mancher Softwareanbieter das
notwendige Update zur elektronischen Abrechnung noch gar nicht an
deren Kunden in der Augenoptikerschaft ausgeliefert hat. Spätestens
zum jetzigen Zeitpunkt sollte man bei säumigen Softwarelieferanten
auf Erfüllung pochen. 9
1/2
Wochen sind eine sehr kurze Zeit
und Umstellungen während des Weihnachtsgeschäfts oder
zu den Weihnachtsfeiertagen verursachen mit Sicherheit zusätzlichen
Streß.

Eine wünschenswerte Lösung für all
jene die noch keine Software besitzen, wäre ein bedienungsfreundliches,
kostengünstiges Eingabetool, dass mit allen österreichischen
Sozialversicherungen abrechnen kann. Hier wären einmal mehr
die Softwarehäuser gefragt. Vielleicht möchte ja einer
der Softwarelieferanten auf die Anregung vom optikum reagieren und
solch ein Produkt anbieten?

Ohne lokale Software-Lösung bleibt die Auslagerung
der Abrechnung an diverse Dienstanbieter. Den Kosten-Nutzenfaktor
muss jeder Betrieb wohl für sich selbst finden.

Falls Sie als Augenoptiker Interesse an einem möglichen
Softwaretool für alle Kassen haben, bitten wir Sie um Ihr Voting.
Bei gesteigerter Nachfrage findet sich vielleicht eher Interesse
bei den Softwareanbietern. Sollten Sie schon für die elektronische
Abrechnung gewappnet sein, bitten wir Sie ebenfalls uns mittels
eines Mausklicks über Ihre Lösungsart per Voting zu informieren.

Das optikum wird Sie auf jeden Fall auch weiterhin
laufend über die Entwicklungen zum Thema elektronische Kassenabrechnung
informieren.

Das OPTIKUM Voting

eMailadresse:
Wir haben:


derzeit keine Software-Lösung, ein bundesweites Eingabetool
wäre toll

eine Software-Lösung und warten aber noch auf das
Update unseres Anbieters

bereits eine funktionstüchtige Lösung für
die elektronische Abrechnung

keine Software-Lösung und werden die Abrechnung auslagern

Optionaler
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